Arbeitszeiterfassung im Außendienst: Papier, Excel oder App?

Firmen, deren Mitarbeiter außerhalb des eigenen Betriebs arbeiten, müssen Arbeitszeit anders erfassen als ein Büro oder eine Produktionshalle. Die Leute beginnen den Tag auf der Baustelle, wechseln zwischen Aufträgen, arbeiten beim Kunden oder im Ausland.

Warum Arbeitszeiterfassung wichtig ist

Rechtlicher Rahmen. Der Europäische Gerichtshof hat mit Urteil vom 14. Mai 2019 (C-55/18) entschieden, dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einrichten müssen. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 (1 ABR 22/21) festgestellt, dass Arbeitgeber in Deutschland bereits heute zur Erfassung der Arbeitszeit verpflichtet sind. Wie genau die Erfassung zu erfolgen hat, soll gesetzlich näher geregelt werden. Prüfen Sie den aktuellen Stand und Ihre konkreten Pflichten mit Ihrer Lohnbuchhaltung oder einem Rechtsberater.

Grundlage für den Lohn. Überstunden, Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit wirken sich auf die Vergütung aus.

Grundlage für die Rechnung. Wer Stunden abrechnet, braucht Zeiterfassung und Leistungsnachweis, die übereinstimmen.

Schutz bei Prüfung und Streit. Bei einer Kontrolle oder einem Streit zählt, wie belastbar die Erfassung ist.

Besonderheiten im Außendienst

• Kein fester Ort. Arbeitsbeginn direkt auf der Baustelle oder beim Kunden.
• Arbeit in Kolonnen. Oft meldet der Kolonnenführer die Stunden für alle.
• Wechselnde Aufträge. Stunden müssen dem richtigen Auftrag zugeordnet werden.
• Verschiedene Sprachen. Montagebetriebe und Personaldienstleister beschäftigen Menschen aus vielen Ländern.

Vergleich der Möglichkeiten

Worauf Sie bei einer App achten sollten

1. Einfachheit für den Mitarbeiter. Wenige Sekunden pro Eintrag.
2. Manuelle Erfassung und Kommen/Gehen. Nicht jeder Tag lässt sich in Echtzeit erfassen.
3. Standort beim Eintrag. Erhöht die Glaubwürdigkeit. Umfang datenschutzkonform festlegen.
4. Zuordnung zu Auftrag und Kolonne. Sonst taugt die Erfassung nicht für die Abrechnung.
5. Freigabe und Periodensperre.
6. Änderungshistorie mit Autor und Zeitpunkt.
7. Sprachen der Mitarbeiter.

Standort und Datenschutz

Der Standort bei Kommen und Gehen ist für die Beweiskraft sehr hilfreich, ist aber ein personenbezogenes Datum. Die DSGVO gilt. Empfehlungen:

• Standort nur im Moment des Eintrags erfassen, nicht dauerhaft,
• Mitarbeiter vorab über den Zweck informieren,
• Zugriff auf die Rollen beschränken, die ihn brauchen,
• bei bestehendem Betriebsrat dessen Mitbestimmungsrechte beachten.

Die konkrete Ausgestaltung klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Rechtsberater.

Einführung

1. Ist-Zustand aufnehmen: wer erfasst, wer prüft, wer schickt an den Kunden.
2. Pilotkolonne und einen Auftrag wählen.
3. Regeln festlegen: wann erfasst, wer korrigiert, wann gesperrt wird.
4. Kolonnenführer schulen, dann die Kolonnen.
5. Nach einem Monat auswerten und ausrollen.

Zeiterfassung mit MyAgent

In MyAgent erfasst der Mitarbeiter Stunden manuell oder per Kommen und Gehen mit einem Tipp samt Standort. Die Stunden sind direkt Auftrag und Kolonne zugeordnet. Der Vorarbeiter prüft, der Kunde gibt im Portal frei oder beanstandet, der Administrator sperrt den Zeitraum. Jede Änderung steht im Audit-Trail. MyAgent funktioniert auf Deutsch, Tschechisch und Englisch und kann von Benutzern eingegebene Texte automatisch übersetzen.

Zusammenfassung

• Nach EuGH und BAG ist Arbeitszeiterfassung Pflicht und zugleich Grundlage für Lohn und Abrechnung.
• Terminals versagen im Außendienst, Papier und Excel sind wenig belastbar.
• Eine mobile App geht mit dem Mitarbeiter an den Einsatzort.
• Entscheidend sind Einfachheit, Freigabe, Änderungshistorie und Sprachen.