Evidence docházky pracovníků v terénu: papír, Excel, nebo aplikace?

Firmy, jejichž lidé pracují mimo vlastní provozovnu, řeší evidenci docházky jinak než kancelář nebo výrobní hala. Pracovníci začínají den na stavbě, přejíždějí mezi zakázkami, pracují u zákazníka nebo v zahraničí. Docházkový terminál u vrátnice tu nemá smysl.

V článku shrnujeme, proč je evidence pracovní doby důležitá, jaké má firma možnosti a podle čeho vybrat tu správnou.

Proč evidenci docházky řešit pořádně

Je to povinnost zaměstnavatele. Zákoník práce (zákon č. 262/2006 Sb.) v § 96 ukládá zaměstnavateli vést u jednotlivých zaměstnanců evidenci pracovní doby. Mimo jiné se v ní vyznačuje začátek a konec odpracované směny, práce přesčas, noční práce a pracovní pohotovost. Konkrétní povinnosti pro vaši firmu si vždy ověřte u svého mzdového účetního nebo právníka.

Je to podklad pro mzdy. Přesčasy, práce v noci, o víkendech nebo ve svátek mají vliv na mzdu. Bez spolehlivé evidence se buď přeplácí, nebo vznikají spory se zaměstnanci.

Je to podklad pro fakturaci. Pokud zákazníkovi účtujete odpracované hodiny, evidence docházky a výkaz práce spolu musí souhlasit. Rozdíl mezi nimi je první věc, které si zákazník všimne.

Je to ochrana při kontrole i sporu. Při kontrole z inspektorátu práce nebo při sporu se zaměstnancem či zákazníkem rozhoduje, jak průkazná evidence je.

Specifika práce v terénu

Lidé v terénu mají několik vlastností, se kterými musí každé řešení počítat:

Nejsou na jednom místě. Začínají přímo na stavbě nebo u zákazníka, často na více místech během týdne.
Pracují v partách. Hodiny často hlásí parťák za celou partu, což zvyšuje riziko chyb.
Střídají zakázky. Hodiny je potřeba přiřadit ke správné zakázce, jinak nejdou vyfakturovat.
Mluví různými jazyky. Montážní firmy a agentury běžně zaměstnávají lidi z více zemí.
Pracují i v zahraničí. Montáže v Německu, Rakousku nebo Nizozemsku jsou pro české firmy běžné.

Srovnání možností

Řešení	Výhody	Nevýhody
Papírový výkaz	Levné, každý ho umí	Přepisování, ztráty, nízká průkaznost, zpětné vyplňování
Excel nebo sdílená tabulka	Bez investice, známé prostředí	Verze tabulek, chybí historie změn, neřeší schválení zákazníkem
Docházkový terminál	Přesný čas, průkaznost	Jen pro pevné místo, nepoužitelné na stavbách a u zákazníků
Mobilní aplikace	Zápis na místě, poloha, vazba na zakázku, schválení	Vyžaduje zavedení a zaškolení

Papírový výkaz

Papír funguje, dokud máte pár lidí a jednoho zákazníka. S rostoucím počtem part narůstá čas, který kancelář tráví přepisováním, a roste počet chyb. Zásadní slabinou je průkaznost: papírový výkaz se dá vyplnit kdykoli zpětně.

Excel a sdílené tabulky

Tabulka odstraní přepisování jen tehdy, když ji vyplňují přímo pracovníci. V praxi ale vznikají různé verze, chybí záznam o tom, kdo co změnil, a schválení zákazníkem stejně probíhá e-mailem.

Docházkové terminály

Terminál s čipem nebo otiskem prstu je přesný, ale potřebuje pevné místo. Pro firmy s lidmi na stavbách a u zákazníků je použitelný nanejvýš v sídle firmy.

Mobilní aplikace

Aplikace v telefonu je jediné řešení, které jde s pracovníkem tam, kde pracuje. Dobrá aplikace umí zapsat čas jedním tlačítkem, zaznamenat polohu, přiřadit hodiny k zakázce a předat je ke schválení zákazníkovi.

Na co se zaměřit při výběru aplikace

Jednoduchost pro pracovníka. Zápis musí zabrat pár sekund. Složitá aplikace skončí tím, že se hodiny budou zase zapisovat zpětně.
Ruční zápis i příchod a odchod. Ne každý den jde zaznamenat přesně v reálném čase. Systém by měl umět obojí.
Poloha u záznamu. Zvyšuje důvěryhodnost evidence pro zákazníka. Rozsah sledování polohy nastavte přiměřeně a v souladu s ochranou osobních údajů.
Vazba na zakázku a partu. Bez ní evidence neslouží fakturaci.
Schvalování a uzamčení. Mistr kontroluje, zákazník schvaluje, administrátor uzamyká období.
Historie změn. Každá oprava musí mít autora a čas.
Jazyky. Pracovník by měl aplikaci používat ve svém jazyce.

Poloha a ochrana osobních údajů

Záznam polohy při příchodu a odchodu je pro průkaznost evidence velmi užitečný. Zároveň jde o osobní údaj, a proto platí pravidla GDPR. Doporučujeme:

zaznamenávat polohu jen v okamžiku zápisu, ne nepřetržitě,
zaměstnance předem informovat, k čemu se poloha používá,
přístup k údajům omezit jen na role, které je potřebují.

Konkrétní nastavení konzultujte s pověřencem pro ochranu osobních údajů nebo právníkem.

Postup zavedení

Zmapujte současný stav: kdo hodiny zapisuje, kdo je kontroluje, kdo je posílá zákazníkovi.
Vyberte pilotní partu a jednu zakázku.
Nastavte pravidla: kdy se zapisuje, kdo opravuje, kdy se období uzamyká.
Zaškolte parťáky a teprve přes ně celé party.
Po měsíci vyhodnoťte čas kanceláře a počet oprav a rozšiřte na další party.

Jak evidenci řeší MyAgent

V MyAgentu pracovník zapíše hodiny ručně, nebo příchodem a odchodem jedním tlačítkem i s polohou. Hodiny jsou rovnou přiřazené k zakázce a partě. Mistr je kontroluje, zákazník je ve svém portálu schvaluje nebo rozporuje, administrátor po uzávěrce období uzamkne. Každá změna je zapsaná v auditní stopě. Aplikace funguje česky, německy i anglicky a texty zapsané uživateli umí automaticky přeložit.

Shrnutí

Evidence pracovní doby je povinnost zaměstnavatele i podklad pro mzdy a fakturaci.
Pro lidi v terénu nefungují terminály a papír s Excelem nejsou dostatečně průkazné.
Mobilní aplikace jde s pracovníkem na místo, zaznamená čas, polohu i zakázku.
Při výběru rozhoduje jednoduchost, schvalování, historie změn a jazyky.