Stundenzettel: Was er enthalten muss, wie Sie ihn führen und vom Kunden freigeben lassen
Der Stundenzettel ist Grundlage für Lohn, Rechnung und einen möglichen Streit. Trotzdem führen ihn viele Firmen so, dass er keinem dieser Zwecke gut dient. Wir zeigen, was hineingehört und wie er funktioniert.
Der Stundenzettel (auch Arbeitszeitnachweis oder Leistungsnachweis) hält fest, wer wann wo woran gearbeitet hat. Für Firmen, die nach Stunden abrechnen, ist er das wichtigste Dokument überhaupt: Er bestimmt, was Sie Ihren Mitarbeitern zahlen und was Sie dem Kunden berechnen.
Dieser Leitfaden richtet sich an Montage- und Baufirmen, Personaldienstleister und Servicebetriebe.
Wozu der Stundenzettel dient
- Grundlage für den Lohn. Arbeitszeit, Überstunden und Zuschläge.
- Grundlage für die Rechnung. Der Kunde zahlt für die Stunden, die er freigegeben hat.
- Beweis im Streitfall. Beanstandet der Kunde Stunden, entscheidet, wie detailliert und glaubwürdig der Nachweis ist.
Der Leistungsnachweis für den Kunden unterscheidet sich von der gesetzlichen Arbeitszeiterfassung für Ihre Arbeitnehmer. Beide überschneiden sich aber weitgehend, deshalb ist eine gemeinsame Quelle sinnvoll. Mehr dazu im Artikel Arbeitszeiterfassung im Außendienst.
Was ein Stundenzettel enthalten sollte
Grundangaben
| Angabe | Warum wichtig |
|---|---|
| Name des Mitarbeiters | Eindeutig, wer die Arbeit geleistet hat |
| Datum | Ohne Datum keine Zuordnung zu Auftrag und Lohn |
| Beginn und Ende | Grundlage für Stunden und Überstunden |
| Pausen | Beeinflussen die Arbeitszeit |
| Auftrag oder Einsatzort | Welchem Kunden und Auftrag die Stunden zugeordnet werden |
| Summe der Stunden | Kontrollsumme für Lohn und Rechnung |
Empfohlene Angaben
- Tätigkeitsbeschreibung in einem Satz. Im Streitfall unbezahlbar.
- Standort bei Kommen und Gehen als Beleg der Anwesenheit.
- Kolonne oder Team für die schnelle Prüfung.
- Mehrarbeit oder Material außerhalb des Auftragsumfangs.
- Freigabestatus und Kommentar des Kunden.
- Änderungshistorie: wer wann was geändert hat.
Die häufigsten Fehler
Nachträgliches Ausfüllen am Wochen- oder Monatsende. Nach zehn Tagen erinnert sich niemand genau. Das Ergebnis sind gerundete Werte und ein „typischer Tag".
Summe statt einzelner Tage. „160 Stunden im Monat" lässt sich nicht prüfen. Zweifelt der Kunde an einem Tag, stellt er den ganzen Monat infrage.
Fehlende Auftragszuordnung. Wechselt ein Monteur zwischen zwei Baustellen, muss klar sein, welche Stunden wohin gehören.
Korrekturen ohne Spur. Überschriebene Zahlen auf Papier oder geänderte Excel-Zellen wecken Misstrauen.
Freigabe erst nach einem Monat. Je später der Kunde die Stunden sieht, desto mehr Fragen hat er.
Freigabe durch den Kunden
- Der Kunde sieht die Stunden laufend, nicht erst nach Monatsende.
- Er gibt einzelne Einträge frei, nicht den ganzen Monat.
- Beanstandungen haben einen Kommentar, damit Sie gezielt reagieren können.
- Nach der Freigabe wird der Zeitraum gesperrt, damit Rechnung und Lohn auf denselben Zahlen beruhen.
Ein Stundenzettel, den der Kunde am Arbeitstag freigegeben hat, ist die beste Vorbeugung gegen Streit. Die zweitbeste ist einer mit Uhrzeit, Standort und Änderungshistorie bei jedem Eintrag.
Papier, Excel oder digital?
Papier ist günstig und jeder kennt es. Das Büro tippt jedoch alles ab, Zettel gehen verloren, die Beweiskraft ist gering.
Excel spart Abtippen nur, wenn die Mitarbeiter selbst eintragen. Freigabe und Änderungshistorie fehlen.
Ein digitaler Stundenzettel verbindet Erfassung, Kontrolle, Freigabe und Abrechnung in einem Ablauf.
Umstieg in fünf Schritten
- Eine Kolonne und ein Auftrag als Pilot.
- Angaben festlegen nach der Tabelle oben.
- Zuerst den Kolonnenführer schulen.
- Den Kunden ins Portal einladen.
- Nach einem Monat vergleichen: Tage bis zur Rechnung und beanstandete Stunden.
Stundenzettel in MyAgent
In MyAgent erfasst der Mitarbeiter Stunden manuell oder per Kommen und Gehen mit einem Tipp samt Standort. Der Vorarbeiter sieht die Stunden seiner Kolonne laufend. Der Kunde gibt im eigenen Portal jeden Eintrag frei oder beanstandet ihn mit Kommentar. Der Administrator sperrt den Zeitraum, und aus den freigegebenen Stunden entsteht die Rechnung. Jede Änderung steht im Audit-Trail.
Zusammenfassung
- Der Stundenzettel muss als Grundlage für Lohn, Rechnung und Streitfall taugen.
- Basis: Name, Datum, Beginn und Ende, Pausen, Auftrag, Summe.
- Glaubwürdig wird er durch Tätigkeitsbeschreibung, Standort, Freigabestatus und Änderungshistorie.
- Der Kunde sollte laufend und pro Eintrag freigeben.
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