Výkaz práce: co má obsahovat, jak ho vést a jak ho nechat schválit zákazníkem

Výkaz práce (často také „výkaz hodin" nebo anglicky timesheet) zaznamenává, kdo, kdy, kde a na čem pracoval. Pro firmu, která fakturuje podle odpracovaných hodin, je to nejdůležitější dokument vůbec: určuje, kolik zaplatíte pracovníkům a kolik vyfakturujete zákazníkovi.

Tento průvodce je určený pro montážní a stavební firmy, agentury práce a servisní firmy. Najdete v něm, jaké údaje má výkaz obsahovat, jak ho vést, aby se o něj nedalo přít, a jak ho nechat schválit zákazníkem.

K čemu výkaz práce slouží

Dobře vedený výkaz plní současně tři role:

• Podklad pro mzdu. Z výkazu vychází odpracovaná doba, přesčasy a případné příplatky.
• Podklad pro fakturu. Zákazník platí za hodiny, které jsou ve výkazu a které odsouhlasil.
• Důkaz pro případ sporu. Když zákazník hodiny rozporuje, rozhoduje, jak podrobný a důvěryhodný výkaz máte.

Výkaz práce, který zákazník fakturuje, se liší od zákonné evidence pracovní doby, kterou zaměstnavatel vede pro své zaměstnance. Obě evidence se ale z velké části překrývají, a proto dává smysl vést je z jednoho zdroje. Více o evidenci docházky najdete v článku Evidence docházky pracovníků v terénu.

Co má výkaz práce obsahovat

Základní údaje

Doporučené údaje

• Popis činnosti. Krátká věta, co se dělalo. Při sporu je k nezaplacení.
• Poloha při příchodu a odchodu. Potvrzuje, že pracovník byl na místě.
• Parta nebo tým. Usnadňuje kontrolu mistrovi i zákazníkovi.
• Materiál nebo práce navíc. Práce mimo rozsah zakázky, kterou je třeba zvlášť odsouhlasit a vyfakturovat.
• Stav schválení. Zda zákazník hodiny schválil, nebo rozporoval, a s jakým komentářem.
• Historie změn. Kdo a kdy záznam upravil a jaká byla původní hodnota.

Nejčastější chyby ve výkazech

Zápis zpětně na konci týdne nebo měsíce. Nikdo si po deseti dnech přesně nepamatuje, kdy přišel a odešel. Výsledkem jsou zaokrouhlená čísla a „typický den", který neodpovídá realitě.

Souhrn místo jednotlivých dní. Výkaz „160 hodin za měsíc" nejde zkontrolovat. Zákazník, který má pochybnosti o jednom dni, pak zpochybní celý měsíc.

Chybějící vazba na zakázku. Pokud pracovník během týdne střídá dvě stavby, musí být z výkazu jasné, kolik hodin patří které. Jinak skončíte u odhadu.

Opravy bez stopy. Přepsané číslo na papíře nebo upravená buňka v Excelu vzbuzují nedůvěru. Každá oprava by měla mít autora, čas a důvod.

Schválení až po měsíci. Čím později zákazník výkaz vidí, tím víc otázek má a tím později zaplatí.

Jak výkaz nechat schválit zákazníkem

Schválení zákazníkem je moment, kdy se z výkazu stává podklad pro fakturu. Dnes ve většině firem probíhá tak, že kancelář pošle tabulku nebo sken, zákazník ho po několika dnech projde, na část hodin má dotazy a začne výměna e-mailů.

Efektivnější postup má čtyři pravidla:

1. Zákazník vidí výkazy průběžně, ne až po skončení měsíce. Problém s jedním dnem se tak řeší hned.
2. Schvaluje jednotlivé záznamy, ne celý měsíc najednou. Sporný den nezdrží schválení ostatních.
3. Rozporování má komentář. Místo „to nesedí" zákazník napíše, který záznam a proč. Kancelář může reagovat konkrétně.
4. Po schválení se období uzamkne, aby faktura i mzdy vycházely ze stejných, odsouhlasených čísel.

Výkaz, který zákazník schválil v den odpracování, je nejlepší prevence sporu. Druhý nejlepší je ten, který má u každého záznamu čas, polohu a historii změn.

Papír, Excel, nebo digitální výkaz?

Papírový výkaz je levný a každý ho umí. Kancelář ale všechno přepisuje, výkazy se ztrácejí a o jejich věrohodnosti se dá snadno pochybovat.

Excel odstraní část přepisování, ale jen pokud ho vyplňují sami pracovníci. Neřeší schvalování zákazníkem, nezaznamenává změny a každá kancelář má „svou" verzi tabulky.

Digitální výkaz v aplikaci spojuje zápis, kontrolu, schválení i fakturaci do jednoho toku. Pracovník zapisuje v mobilu, mistr kontroluje průběžně, zákazník schvaluje v portálu a kancelář nic nepřepisuje.

Jak přejít z papíru na digitální výkaz

1. Vyberte jednu partu a jednu zakázku jako pilot. Ideálně takovou, kde máte se zákazníkem dobrý vztah.
2. Nastavte údaje výkazu podle tabulky výše: co je povinné, co doporučené.
3. Proškolte parťáka jako prvního. Pokud ho systém přesvědčí, přesvědčí i ostatní.
4. Pozvěte zákazníka do portálu a vysvětlete mu, že bude schvalovat průběžně a rychleji.
5. Po prvním měsíci porovnejte počet dní do faktury a počet rozporovaných hodin s předchozím měsícem.

Jak s výkazy pracuje MyAgent

V MyAgentu pracovník zapíše hodiny ručně, nebo příchodem a odchodem jedním tlačítkem i se zaznamenanou polohou. Mistr vidí hodiny své party průběžně. Zákazník ve vlastním portálu každý záznam schválí, nebo rozporuje s komentářem. Administrátor po uzávěrce období uzamkne a ze schválených hodin vznikne faktura. U každé změny je v auditní stopě vidět, kdo ji udělal, kdy a jaká byla původní hodnota.

Shrnutí

• Výkaz práce je podklad pro mzdu, fakturu i spor. Musí obstát ve všech třech rolích.
• Základem je jméno, datum, začátek a konec, přestávky, zakázka a součet hodin.
• Důvěryhodnost zvyšují popis činnosti, poloha, stav schválení a historie změn.
• Zákazník by měl schvalovat průběžně a po jednotlivých záznamech, ne jednou měsíčně.