Personaldienstleister: Stundenzettel von Dutzenden Kunden ohne manuellen Abgleich

Ein Personaldienstleister hat Dutzende oder Hunderte Mitarbeiter bei verschiedenen Kundenbetrieben im Einsatz. Jeden Monat entstehen aus ihren Stunden zwei Dinge: Lohnunterlagen und Rechnungen an Kunden. Beides beruht auf denselben Stunden, und doch werden sie oft doppelt, aus verschiedenen Quellen und Formaten verarbeitet.

Das typische Problem: jeder Kunde anders

• Ein Kunde schickt einen Export aus seinem Zeiterfassungssystem.
• Ein anderer eine Excel-Tabelle mit eigenen Spalten.
• Ein dritter einen Scan unterschriebener Papierzettel.
• Ein vierter nur eine Monatssumme, und das erst nach Erinnerung.

Das Büro wandelt alles um, gleicht Namen ab, sucht fehlende Tage und kann erst dann Lohn rechnen und abrechnen.

Warum es hier besonders darauf ankommt

Lohn hat feste Termine. Die Mitarbeiter erwarten ihr Geld pünktlich.

Die Marge steckt im Detail. Jede nicht oder falsch abgerechnete Stunde geht direkt von der Marge ab.

Gleichstellung. Das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) verpflichtet den Verleiher grundsätzlich, Leiharbeitnehmern die wesentlichen Arbeitsbedingungen einschließlich des Arbeitsentgelts vergleichbarer Arbeitnehmer des Entleihers zu gewähren (§ 8 AÜG, mit möglichen Abweichungen durch Tarifvertrag). Korrekte Stunden, Zuschläge und Überstunden sind daher auch eine Frage der Rechtskonformität. Klären Sie Ihre konkreten Pflichten mit einem Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Viele Beteiligte. Personaldienstleister, Kunde, Mitarbeiter und oft ein Koordinator beim Kunden.

Ziel: ein Format und eine Quelle

1. Der Mitarbeiter erfasst selbst, in seiner Sprache, manuell oder per Kommen und Gehen.
2. Der Kunde sieht die Stunden seiner Leute im eigenen Zugang und gibt sie frei oder beanstandet sie mit Kommentar.
3. Der Personaldienstleister sieht den Stand bei allen Kunden auf einmal.
4. Nach der Freigabe wird der Zeitraum gesperrt, und aus denselben Stunden entstehen Lohn- und Rechnungsdaten.

Kontrollpunkte für das Büro

Die Rolle des Kunden im System

• Er sieht nur seine Leute und Einsätze,
• gibt einzelne Einträge frei,
• ergänzt Beanstandungen mit Kommentar,
• muss nichts installieren.

Recruiting, Einsätze und Dokumente an einem Ort

• Recruiting: Bewerber bis zum Einsatz,
• Einsätze: wer bei welchem Kunden seit wann,
• Dokumente: Verträge und weitere Unterlagen aus Vorlagen mit E-Signatur,
• Nachweise und Zertifikate: direkt beim jeweiligen Mitarbeiter abgelegt.

Einführung

1. Zwei bis drei Kunden mit unterschiedlicher Art der Stundenlieferung wählen.
2. Rollen einrichten: Personaldienstleister, Kunde, Mitarbeiter.
3. Koordinatoren beim Kunden schulen.
4. Einen Monat parallel zum bisherigen Ablauf laufen lassen und vergleichen.
5. Auf weitere Kunden ausrollen.

Wie MyAgent Personaldienstleistern hilft

MyAgent ist auf Arbeitnehmerüberlassung ausgelegt: Bei einem solchen Auftrag sieht der Kunde die Stunden jedes einzelnen Mitarbeiters und gibt sie frei. Mitarbeiter erfassen Stunden am Handy auf Deutsch, Tschechisch oder Englisch, der Kunde gibt sie im Portal frei oder beanstandet sie mit Kommentar, und der Personaldienstleister sieht den Stand bei allen Kunden. Nach dem Abschluss wird der Zeitraum gesperrt, und aus den freigegebenen Stunden entstehen die Rechnung und monatliche Stundenzettel als PDF für die Lohnabrechnung. Dazu kommen Recruiting, Dokumente aus Vorlagen, E-Signatur und ein Audit-Trail aller Änderungen.

Zusammenfassung

• Dieselben Stunden werden für Lohn und Abrechnung oft doppelt verarbeitet.
• Lösung: ein System, in dem Stunden beim Mitarbeiter entstehen und der Kunde nur freigibt.
• Der Kunde sieht nur seine Leute, gibt pro Eintrag frei und installiert nichts.
• Recruiting, Einsätze, Dokumente und Nachweise gehören ins selbe System.