Agentury práce: jak zvládnout výkazy od desítek klientů bez ručního párování

Agentura práce má desítky nebo stovky lidí dočasně přidělených u různých klientů. Každý měsíc musí z jejich odpracovaných hodin připravit dvě věci: podklady pro mzdy a faktury klientům. Obojí stojí na stejných hodinách, a přesto je kancelář často zpracovává dvakrát, z různých zdrojů a v různých formátech.

V článku popisujeme, kde vzniká nejvíc práce a chyb a jak proces nastavit, aby hodiny vznikaly jednou a sloužily mzdám i fakturaci.

Typický problém: každý klient jinak

• Jeden klient posílá export ze svého docházkového systému.
• Druhý tabulku v Excelu s vlastními sloupci.
• Třetí sken podepsaného papírového výkazu.
• Čtvrtý pošle hodiny až po urgenci, a to jen jako součet za měsíc.

Kancelář pak všechny formáty převádí do jednoho, páruje jména (které se v různých systémech píší různě), dohledává chybějící dny a teprve potom může počítat mzdy a fakturovat. Při desítkách klientů jde o dny práce každý měsíc.

Proč na tom záleží víc než jinde

Mzdy mají pevný termín. Lidé čekají výplatu včas bez ohledu na to, kdy klient pošle výkazy.

Marže je v detailu. Agentura vydělává na rozdílu mezi fakturovanou sazbou a mzdovými náklady. Každá nevyfakturovaná nebo chybně vyfakturovaná hodina jde přímo z marže.

Rovné pracovní podmínky. Zákoník práce (§ 309) ukládá agentuře a uživateli zajistit, aby pracovní a mzdové podmínky dočasně přiděleného zaměstnance nebyly horší než u srovnatelného kmenového zaměstnance uživatele. Přesné hodiny, příplatky a přesčasy jsou proto i otázkou souladu se zákonem. Konkrétní povinnosti konzultujte s odborníkem na pracovní právo.

Mnoho stran. Agentura, klient, pracovník a často i koordinátor nebo mistr u klienta. Každý má jiný pohled a jiné potřeby.

Cíl: jeden formát a jeden zdroj hodin

Řešení není dokonalejší převod tabulek. Řešením je, aby hodiny od začátku vznikaly v jednom systému a klient je v něm jen schvaloval.

1. Pracovník zapisuje hodiny sám, ve svém jazyce, ručně nebo příchodem a odchodem.
2. Klient vidí hodiny svých lidí ve vlastním přístupu a schvaluje je, nebo rozporuje s komentářem.
3. Agentura vidí stav u všech klientů najednou: co je schválené, co čeká a co je sporné.
4. Po schválení se období uzamkne a ze stejných hodin vznikají podklady pro mzdy i faktury.

Kontrolní body pro kancelář agentury

Role klienta v systému

Klíčové je, aby klient nemusel nic převádět ani posílat. V dobře nastaveném systému:

• vidí jen své lidi a své nasazení,
• schvaluje jednotlivé záznamy, ne souhrn,
• rozporování doplní komentářem,
• nic nemusí instalovat.

Pro klienta to znamená méně práce než dnes. Pro agenturu znamená schválené hodiny dřív a bez přepisování.

Nábor, nasazení a dokumenty na jednom místě

Agentura nekončí u výkazů. Stejný systém by měl pokrýt:

• nábor: uchazeče a jejich cestu až k nástupu,
• nasazení: kdo je u kterého klienta a od kdy,
• dokumenty: smlouvy a další dokumenty ze šablon s elektronickým podpisem,
• doklady a certifikáty: uložené přímo u každého člověka, aby byly po ruce při nasazení.

Když jsou všechny tyto informace pohromadě, odpadá hledání v e-mailech a tabulkách a agentura má kdykoli přehled o tom, kdo kde pracuje.

Postup zavedení v agentuře

1. Vyberte dva až tři klienty s různým způsobem dodávání výkazů.
2. Nastavte role: agentura, klient, pracovník.
3. Zaškolte koordinátory u klientů, kteří budou hodiny schvalovat.
4. Spusťte souběžně se stávajícím procesem na jeden měsíc a porovnejte výsledky.
5. Rozšiřte na další klienty podle velikosti a ochoty spolupracovat.

Jak agenturám pomáhá MyAgent

MyAgent počítá přímo s pronájmem pracovníků: u takové zakázky klient vidí a schvaluje hodiny jednotlivých lidí. Pracovníci zapisují hodiny v mobilu česky, německy nebo anglicky, klient je ve svém portálu schvaluje nebo rozporuje s komentářem a agentura vidí stav u všech klientů najednou. Po uzávěrce se období uzamkne a ze schválených hodin vznikne faktura i měsíční výkazy v PDF jako podklad pro mzdy. Součástí jsou i nábor, dokumenty ze šablon, elektronický podpis a auditní stopa všech změn.

Shrnutí

• Agentura zpracovává stejné hodiny pro mzdy i fakturaci, často dvakrát a z různých formátů.
• Řešením je jeden systém, kde hodiny vznikají u pracovníka a klient je jen schvaluje.
• Klient vidí jen své lidi, schvaluje po záznamech a nic neinstaluje.
• Nábor, nasazení, dokumenty a certifikáty patří do stejného systému.